- Střípky z Legal Tech
Automatizace uzavírání a správy smluv
- 21 července, 2023
- Petra Krupičková
Před mnoha lety bylo součástí mé práce revidování smluv po obchodním oddělení. Instrukce byly jednoduché: i) otevřít smlouvu, ii) porovnat ji přes Word funkci s originálem a iii) v případě shody či akceptovatelných změn poslat přes interní systém na podpis. Používali jsme velmi jednoduché dvoustránkové smlouvy, které byly denně generovány v objemu nižších desítek. Nic obzvlášť objemného, dvě tři minuty každou hodinu, ale nesmírně ubíjející. Ještě dnes mám tu smlouvu před očima.
Co je software na automatizaci dokumentů a CLM?
Softwary na automatizaci dokumentů jsou založeny na předem vytvořených a uzamykatelných vzorech dokumentů. Na základě těchto vzorů jsou vytvořeny jednotlivé smlouvy, které lze v platformě dále schvalovat, podepsat a někdy i uložit.
Tím se dostáváme k současné extrémně populární zkratce CLM, Contract Lifecycle Management, kterou lze do češtiny přeložit jako management životního cyklu smlouvy. Jak název napovídá, celý život jedné smlouvy, od uzavření až po archivaci smlouvy, je realizován u CLM v rámci jedné platformy.
CLM a automatizace smluv spolu úzce souvisejí. Všechny CLM produkty obsahují automatizaci tvorby dokumentů, jinak by to nešlo. Každý produkt slibující automatizaci dokumentů ale automaticky není CLM.
CLM jsou robustnější produkty, které nabízejí i další nástroje na schválení, archivaci smlouvy a informací do CRM, vyjednávání smluv nebo procesy pro ukončení smluvního vztahu. Jsou skvělé pro střední a velké společnosti. Mohou neuvěřitelně usnadnit práci advokátní kanceláře s širou škálou malých klientů. Mohou být ale zcela zbytečné, pokud chcete jen nástroj na automatizaci určitého dokumentu. V této situaci totiž znamená mnohem dražší.
Nicméně i integrace automatizace smluv do společnosti a jejich procesů může být bolestivý a dlouhodobý projekt, i když může být snazší než CLM. Pro malé advokátní kanceláře vystavuje i otázka, zda je nezbytné si ještě přidělávat další práci s vytvořením inteligentního vzoru, když vzor použijí jen jednou do roka.
Softwary na automatizaci dokumentů a CLM jsou v současné době obrovským hitem na poli Legal Tech. Někdy i slibují zázraky. Ne každé společnosti se ale investice do těchto nástrojů vyplatí. Někdy postačí jen zlepšení existujících procesů.
Na blogu Attorney-at-Code lze najít skvělé tipy a triky na automatizaci dokumentů v češtině.
Pro koho jsou softwary na automatizaci dokumentů určené?
- Advokát či kancelář s větším množstvím často měnících se klientů – ideální pro uzavření smluv s klientem;
- Advokát či kancelář specializující se na jeden úsek práva pro větší skupinu klientů – tyto softwary si přímo říkají o automatizaci platebních rozkazů, výzev či smluv o prodeji nemovitostí, pokud je váš klient realitní kancelář;
- Advokát, který za poslední rok připravil větší množství smluv shodného typu – v tomto případě je však víc než v jiných případech nezbytné posoudit přínosy takové aplikace s náklady na pořízení, zaučení zaměstnanců, vytvoření vzoru a jeho správu;
- Každá společnost s primárním produktem či produkty – upřímně bych investici do automatizace doporučila i menšímu start-upu soustřeďujícího se na prodej jednoho produktu. Do budoucna se investice vyplatí, i když se smlouva změní za tu dobu desetkrát a i sám produkt bude někde jinde. Je jednodušší vybudovat procesy v týmu dvaceti lidí a následně vypilovat, než je vybudovat po mnoha letech se stovkami zaměstnanců.
- Střední a velká společnost.
Typy základních programů na automatizaci smluv
PandaDoc je jeden z nejoblíbenějších a nejpoužívanějších softwarů pro automatizaci dokumentů. Jeho oblíbenost má odůvodnění. PandaDoc je nesmírně přehledný a uživatelsky přístupný software. Pokud hledáte přehledný systém pro generování a zpracování velkého množství shodných či stejných dokumentů, pak PandaDoc budete milovat.
PandaDoc nicméně neumožňuje velkou flexibilitu při změně smlouvy a podle mého názoru není příliš vhodný pro generální advokátní praxi. Pro podnikovou praxi je však k nezaplacení. Současně může být velmi užitečný i pro platební rozkazy, výzvy nebo jiné formulářové dokumenty.
- Intuitivní prostředí a uživatelská jednoduchost.
- PandaDoc vzory jsou koncipované skrze přednastavené drag and drop. Velmi snadno lze vytvořit přehlednou smlouvu či dokument.
- Finančně nejvýhodnější produkt ve výběru při malém množství uživatelů.
- Třešinka na dortu v podobě čistě osobního názoru – jejich barevné a přehledné prostředí je nejlepší na trhu a zpříjemní i náročný den, kdy bych nejraději skamarádila notebook s protilehlou zdí.
- PandaDoc není příliš šťastnou volbou pro komplikované negociace. Stahování smluv či komprese do Wordu často rozhodí celou smlouvu. Do platformy se mi současně těžko zapracovávají objemnější změny domluvené v rámci vyjednávání smlouvy.
- PandaDoc není příliš flexibilní v možnosti vykročit z jeho typického formulářového a tabulkového stylu.
- Uživatelské prostředí je v angličtině.
- PandaDoc nabízí tři finančně dostupné moduly: i) Essentials – $35 uživatel/měsíc; ii) Business – $65 uživatel/měsíc; iii) Enterprise – neveřejná cena. Při ročním předplatném je sleva 46 %.
- PandaDoc nabízí i bezplatnou verzi, která ale umožňuje pouze digitální podpisy, nikoliv automatizaci dokumentů.
Bezplatná zkušební verze je dostupná na 14 dnů.
DocuSign je synonymem pro elektronické podpisy a hlavním hráčem na daném trhu. Platforma ale umožňuje si i připlatit za velmi efektivní management pro správu a tvorbu dokumentů s názvem DocuSign CLM.
DocuSign CLM však ani v této své funkci nezapře svůj původ. Při změně konkrétní smlouvy oproti vzoru lze nový dokument znovu nahrát do platformy, kdy služba už funguje spíše jako platforma na schválení a podpis.
Tato funkce má nepopiratelnou výhodu. DocuSign představuje mnohem univerzálnější platformu oproti PandaDocu. Nedosahuje sice jeho intuitivnosti a přehlednosti, ale je vhodný nejenom jako platforma s univerzální formulářovou smlouvou, ale i pro komplikované negociace.
Nevýhodou velké snahy DocuSign o vyřešení všech problémů korporátního světa je jeho velká robustnost. CLM je ideální pro velké společnosti, ale může být příliš komplexní pro malé společnosti. Investice do CLM se nemusí vyplatit.
- Univerzálnější řešení, které je vhodné nejenom pro formulářové smlouvy, ale i pro komplikovanější negociaci.
- Robustní řešení nabízející vedle automatizace uzavírání smluv i uložiště smluv Clause Library a možnost vyjednávat smlouvu s protistranou v rámci platformy
- Do Clause Library je možné vkládat předschválená ustanovení a umožnit ostatním oddělením a juniornějším kolegům vkládat je do individuálních smluv.
- Cena není veřejná a transparentní. CLM je nadstavba standardní služby DocuSign a je nutné si za ni připlatit.
- Pro malé společnosti může být CLM příliš komplexní a zbytečně drahý.
- Není veřejná, lze vyžádat skrze obchodní oddělení.
Bezplatná zkušební verze není dostupná.
Slogem Legita je „Chytrá práce s dokumentem“. Osobně bych ale jejich slogan změnila na „Vytvořeno právníky pro právníky“.
Legito umožňuje největší flexibilitu, ale přitom i jistotu v rámci změny či úpravy přednastavených smluv, s jakou jsem se v rámci výše jmenovaných programů setkala. Jejich chytré dokumenty jsou jedinečné a kombinují přednastavené podmínky, které při splnění změní celý text smlouvy. Ve vzoru lze například nastavit dvě možnosti pro vrácení zápůjčky – jednorázová platba a platba na splátky. Při generování konkrétní smlouvy se podle zaškrtnuté platby na splátky vloží všechny přednastavené ustavení k této platbě.
Legito díky této funkci vytváří jedinečný software pro zjednodušení práce se vzory. Smlouvy jsou stále tvořeny v rámci předem nastavené vzoru, ale je zde větší flexibilita pro jejich změnu.
Legito může sloužit jako skvělý pomocník v rámci bankovnictví, nemovitostí a dalších odvětví, kde obchodní oddělení pracuje s větším množstvím proměnných. Současně je mnohem lepším pomocníkem pro advokátní praxi oproti PandaDoc i DocuSign.
Tato flexibilita má ale i své nevýhody. Pokud potřebujete přehledný systém pro generování smluv formulářového typu, ve kterém obchodní oddělení upravuje pouze obchodní podmínky bez většího vlivu na znění smlouvy, Legito je zbytečně komplexní a drahé. K tomu vyšší flexibilita zvyšuje potřebu právního oddělení kontrolovat výslednou smlouvu, čemuž se možná chcete vyhnout.
- Jedinečná funkce chytré dokumenty.
- Možnost vkládání přehledných komentářů do vzoru s poznámkami pro tvorbu samostatných smluv na základě vzoru.
- Česká společnost – uživatelské prostředí je v češtině a zejména při tvorbě vzorů se automaticky objeví česká právní terminologie.
- Legito Academy a další vzdělávání, ve kterém stále patří v českém prostředí k průkopníkům – pro advokátní kanceláře doporučuji zejména stránku s návodem k automatizaci.
- Vzory jsou založeny na základním algoritmu – když A, pak Není nezbytné mít znalosti programování pro vytvoření vzoru. Vytvoření vzorů je však časově náročnější oproti PandaDoc.
- Robustnější forma generování smluv, která není nutná nebo dokonce žádaná pro jednoduché formulářové smlouvy.
- Drahý produkt.
Cena se odvíjí od množství uživatelů: i) do 10 uživatelů je cena $14,400 za rok; ii) do 20 uživatelů se k základu připočítávají jednotliví uživatelé nad deset podle počtu; a iii) pro více než 20 uživatelů je cena sjednána na základě konkrétní obchodní dohody.
Bezplatná zkušební verze je dostupná na 30 dnů.
Společnost Litera již přes dvacet let vyvíjí produkty s cílem zlepšit právní obci práci s dokumentem. Na jejich produktové řadě je tento vývoj zcela zřejmě vidět.
Vedle Litera Create nabízí Litera produkty na kontrolu textu, kontrolu metadat dokumentu i sdílení a práci na dokumentu. Nad rámec práce s dokumenty pak i produkty usnadňující práci právních týmům při litigacích nebo transakcích. Od roku 2020 je součástí skupiny i produkt Kira, který zjednodušuje práci při revidování dokumentů.
Produktová různorodost a zaměření na právní týmy je hlavní předností Litery i její Achillovou patou. Nejedná se o specializovaný produkt na správu dokumentů. Litera Create je jen jedním z nepřeberného množství produktů, které ale nemusí řešit přímo vaše potřeby.
Litera Create současně není ideální pro práci mimoprávních týmů se vzory. Pro podnikovou právničinu nemusí být efektivní mít produkt pro právní tým a produkt pro zbytek společnosti.
Pro větší advokacii nicméně nabízí spojení s jedinečnými funkcemi kontroly textu i dokumentů.
Video představující produkt Litera Create:
- Možnost propojení služby s dalšími produkty z Litera produktové řady pro práci s dokumenty.
- Snadné vkládání ustanovení z depozitáře smluv.
- Ideální pro vytvoření velkého množství generických právních dokumentů a smluv.
- Nejedná se o specializovanou službu na správu a vytváření smluv. Pokud je vaším cílem pouze kvalitní produkt na snadné generování smluv ze vzoru, zaměřte se na PandaDoc a DocuSign.
- Služba je jednou ze součástí většího souboru na sebe navazujících produktů, usnadňující právní práci s dokumenty.
- Není ideální pro vytváření vzorů pro mimoprávní týmy.
- Robustní a nákladná pro menší kanceláře.
Cena není veřejně přístupná.
Bezplatná zkušební verze není, lze požádat o demo.
Avokaado je jediným skutečným start-upem v tomto výběru. Svými službami a zaměřením se jedná o kvalitní alternativu k PandaDoc nebo DocuSign pro právníky. Se svou cenovou nabídkou však je bezkonkurenčně nejlevnější.
Hlavní přednost služby je ale bezplatná verze pro neomezené množství uživatelů do pěti generovaných smluv za měsíc. Pět smluv samozřejmě není dostatečných pro samotnou advokátní praxi. Nicméně pokud hledáte produkt pouze pro zjednodušení uzavírání smluv se svými klienty, Avokaado může být neocenitelný pomocník pro samostatné advokáty a malé kanceláře.
Služba obsahuje i přednastavené vzory, které lze upravit u konkrétní smlouvy. Nelze ale upravit samotný vzor. Za myšlenku dávám palec nahoru. Bohužel nemožnost upravit vzor do budoucna velmi omezuje práci s těmito vzory.
- Bezplatné do pěti smluv za měsíc pro neomezené množství uživatelů;
- Placená verze nabízí soukromé cloudové uložiště.
- Placená verze stojí 290€ měsíčně při neomezeném množství uživatelů. Taková nabídka může být výhodná jen pro velké společnosti, u kterých ale svými službami Avokaado těžko může konkurovat zbylými produkty.
- Zdarma do pěti smluv za měsíc.
- Placená verze začíná na 290€ za měsíc pro neomezené množství uživatelů.
K placené službě není bezplatná zkušební verze, lze požádat o demo.
Střípky vašich postřehů a zkušeností
V závěru jsem jako vždy zvědavá na vaše zkušenosti a postřehy. Napište mi do komentáře nebo na LinkedIn, jakou platformu používáte vy a jaké s ním máte zkušenosti.
Krásný zbytek den přeje
Líbil se vám střípek?
Sdílejte.
Je to jen malý klik pro vás, ale velký skok pro tento blog.
6 programů na revizi smluv a gramatiky
Probouzí vás ze spaní obava, zda smlouva obsahuje vymezení vyšší moci nebo jinou „zásadní“ definici? Kopírovali jste ustanovení z odlišného dokumentu a po odeslání
Základy Legal Techu a výběru správné aplikace
Ještě předtím, než vás začnu zahlcovat nejrůznějšími moudrostmi, bych chtěla říct zlaté pravidlo výběru a implementace každé aplikace: Nebát se a nekomplikovat to příliš.
Slovník tech a start-up pojmů pro právníky
Každé odvětví má svůj vlastní jazyk. Nebudu vám ale lhát, start-upová komunita s její IT odnoží je pro mě největším hlavolamem. Obě oblasti jsou těžce anglikanizované