• Střípky z Legal Tech

Clause Library: jak si usnadnit práci s ustanoveními

Řešíte případ, který už jste řešili mnohokrát, a najednou se dostaví déjà vu. Víte, že jste už pro podobnou situaci napsali geniální ustanovení. Jenže v které smlouvě to bylo? Byla to ta velká negociace před měsícem, nebo to byla ta malá smlouva, za kterou vás šéf pochválil? Uložili jste si ustanovení do poznámek?

Depozitář, kde bych ustanovení do chvilky našla, je můj osobní svatý grál v Legal Techu.

Hledám jej už roky.

Bohužel depozitáře jsou menší Popelkou. Nejčastěji se s nimi setkávám jako s jednou z funkcí robustnějších produktů (DocuSign CLM, Legito nebo Litera). Společností vyvíjejících specializovaný depozitář pro právníky je stále spíš poskromnu. Považuji to za velkou škodu a díru na trhu.

Nicméně nezoufejme. Trh už teď nabízí několik zajímavých řešení, které si v příspěvku představíme i spolu s tipy, jak vybrat depozitář pro vaše účely. Obsah příspěvku je následující:

Jak vybrat depozitář ustanovení

Pro výběr depozitáře je nutné si položit moji oblíbenou otázku: K jakému účelu má knihovna sloužit?

Odpověď na tuto otázku je vždy individuální a je mi zcela jasné, že na mém blogu hledáte přesně takové rady. Nicméně váš konkrétní účel je zásadní. Depositáře totiž mohou sloužit pro osobní účely nebo být sdíleny v rámci právního oddělení či s jinými odděleními. U knihovny pro juniorní právníky vás budou zajímat jiné aspekty než u knihovny vytvořené pro marketingové oddělení. Jedinou výjimkou jsou aspekty uvedené u depositářů pro osobní účely, které mohou sloužit jako základ pro výběr jakýchkoliv depositářů.

Společnost ClauseBase připravila shrnutí pro výběr Clause Library s několika velmi zajímavými tipy. Shrnutí samozřejmě propaguje zejména jejich produkt, ale lze zde nalézt i univerzální pravdy a postřehy.😉

Depozitáře ustanovení pro osobní účely

Důvody uvedené níže by měly být brány v potaz vždy, nejenom při výběru depozitáře pro osobní účely. Při používání depozitáře pouze pro osobní účely ale máte velkou výhodu a můžete maximálně zjednodušit své hledání pouze na tyto body.

  • Uživatelsky přívětivé prostředí – Pokud přes všechny sofistikované funkce zabere více než pět minut, než se přihlásíte a proklikáte k požadovanému ustanovení, je dost vysoce pravděpodobné, že si ustanovení napíšete rychleji sami a super dokonalý systém nebude nikdo používat. Bohužel každý depozitář funguje, pouze pokud do něj ustanovení vkládáte a používáte pravidelně.
  • Finanční stránka – finanční stránka je klíčová vždy. Platba z osobní kreditní karty nicméně bolí víc než z firemní.
  • Integrace s aplikacemi mimo Word – pokud je vaše hlavní pracovní aplikace Word, přeskočte tento krok. Pokud pravidelně komunikujete v rámci různých aplikací (Gmail, Outlook, Slack, Teams, Asana, DocuSign, …), pak můžete bez integrace s nimi ztrácet část svých ustanovení. Snadné vkládání ustanovení je zcela klíčové, i když pracujete mimo Word.

Sdílený depozitář v rámci právního týmu

  • Přehlednost sdílení a hledání velkého množství ustanovení – s velikostí týmu roste i množství rozdílných stylů, jakými jsou napsané. Při používání depozitáře pro osobní účely je snadnější udržet jednotný ráz. V týmu na jednotný ráz můžete snadno zapomenout. Zaměřte se na schopnosti depozitáře vyhledávat podle hashtagu, klíčových slov nebo ukládání v rámci přehledných složek.
  • Otázka schvalovacího procesu – mají mít všichni členové týmu možnost vkládat ustanovení do depozitáře? Nebo je nezbytné schvalovat jejich vložení? Je nutné schvalovat všechna ustanovení, jen některá či pouze nová ustanovení juniornějších členů?
  • Otázka přístupu k juniornějším členům týmu – pokud mají k depozitáři přístup juniorní kolegové, je dobré myslet i na zvýšenou potřebuju vysvětlit použití jednotlivých ustanovení či schválení použití. Seniornější členové mají již vytrénovanější cit na jemné nuance práva, juniornější kolegové ale možnou nevhodnost vzorového ustanovení na konkrétní případ vidět nemusejí.
  • Otázka přístupu a sdílení v rámci týmu – aneb je preferované ve vašem týmu mít soukromé složky s vlastními ustanovení nebo by mělo být vše sdíleno se všemi. Celo-kancelářské sdílení je výhodné pro snadné sdílení firemního know-how. Na druhou stranu všichni píšeme své poznámky rozdílně. Čím víc členů bude mít možnost vkládat svá ustanovení, tím míň přehledný depozitář může být.

Sdílený depozitář s jinými týmy (obchodní/marketing atd.)

  • U depozitáře pro mimoprávní týmy jsou klíčové schvalovací procesy a omezení přístupu různých týmů k ustanovením. Marketingový tým nemusí pracovat s ustanoveními pro obchodní oddělení a obráceně.
  • Velmi užitečné je omezení možnosti editace ustanovení mimo obchodní proměnné. Současně bych se zaměřila i na mnohem podrobnější vysvětlení použití různých typů ustanovení.
  • Pro práci s mimoprávními týmy vřele doporučuji depozitář v rámci platformy pro uzavírání smluv, například produkty od DocuSign CLM a Legito.

Pokud přes všechny sofistikované funkce zabere více než pět minut, než se přihlásíte a proklikáte k požadovanému ustanovení, je dost vysoce pravděpodobné, že si ustanovení napíšete rychleji sami a super dokonalý systém nebude nikdo používat. Bohužel každý depozitář funguje, pouze pokud do něj ustanovení vkládáte a používáte pravidelně.

Nejzajímavější depositáře ustanovení

ClauseBuddy – bezplatná verze depositáře pro osobní účely

Společnost ClauseBase je jedna z mála společností, které se cíleně zaměřují na vývoj depozitáře pro ukládání a hledání právních ustanovení. ClauseBase nabízí dva hlavní produkty: i) ClauseBuddy, který představuje kvalitní depozitář ustanovení, a ii) Clause9, jehož cílem je usnadnění právní práce se vzory.

Vkládání ustanovení do ClauseBuddy je uživatelsky jednoduché (nedosahuje nicméně bezkonkurenční jednoduchosti Grammarly). Depozitář je i přehledný, ustanovení se vkládají do složek, které mohou být soukromé či sdílené v týmu. Současně depozitář umožňuje hledání podle klíčových slov a vkládat ustanovení v rozdílných jazykových verzích. 

Hlavní výhodu lze najít v ceně. Pro jednoho uživatele je aplikace zdarma bez omezení množství uložených ustanovení, čímž se jedná o bezkonkurečně nejvýhodnější specializovaný depozitář pro osobní účely právníků.

Společnost připravila zajímavé video shrnující základní funkce ClauseBuddy.

Oceňuji i rozšiřování produktu o podnětné nadstavby. V roce 2023 přidali Clause Hunt, kterým lze v databázi externích ustanovení hledat inspiraci, a AI Bot, generátor ustanovení založený na GPT-4. Bohužel jsou ale obě nadstavby stále ještě na začátku a jejich výsledky nejsou zcela relevantní. Za vývoj rozhodně tleskám a těším se na další zlepšování.

V závěru musím nicméně přiznat, že společnost je malým start-upem, který bohužel má čas od času výpadky a někdy funguje krkolomněji, než bych si přála. Jejich přihlášení přes zadání bezpečnostního kódu není nejmodernější.

  • Produkt nabízí vedle online aplikace i doplněk v rámci Microsoft Word, macOS nebo Outlooku. Ustanovení tak lze hledat a vložit skrze dokument, čímž se značně usnadní práce s textem a depozitářem.
  • Ustanovení se ukládají do přehledných složek.
  • Ustanovení lze uložit v různých jazykových verzích, snadno přidat komentáře či popis.
  • Lze nastavit schvalovací proces v rámci sdíleného depozitáře a různé úrovně přístupu a správy sdílených ustanovení.
  • Aplikace podporuje český jazyk.
  • Vývoj nových nadstaveb jako AI Bot, který skrze GPT-4 generuje ustanovení podle klíčových slov a Clause Hunt.
  • Drahý placený balíček s možností sdílení ustanovení (65$ měsíc/uživatel).
  • U placené verze je pouze roční předplatné.
  • Neexistuje desková aplikace ani rozšíření pro prohlížeče nebo jiné produkty kromě doplňku k Wordu, macOS nebo Outlooku. Při pravidelné práci v jiných aplikacích je Word aplikace nedostačující.
  • Uživatelsky velmi nepřívětivé přihlašování skrze bezpečností kód.
  • Bezplatný plán pro jednoho uživatele
  • Placené plány jsou finančně rozděleny podle množství uživatelů: i) pro samostatné advokáty nebo dva spolupracující advokáty – $65 uživatel/měsíc; ii) Team Plan pro 5 uživatelů – 50$ uživatel/měsíc; iii) Office Plan pro 20 uživatelů – 45$ uživatel/měsíc.

Není bezplatná zkušební verze pro placené plány.

Text Blaze – bezplatná i cenově nejvýhodnější aplikace se snippety

Text Blaze se liší od ClauseBase. Nejedná se o klasický depozitář ustanovení pro právní komunitu, ale produkt s tzv. snippety. Uživatelé si mohou uložit ustanovení pod zkratkou a po napsání této zkratky se ustanovení automaticky vloží do textu. Takové řešení má své výhody i nevýhody. 

Bezkonkurenční výhodou jsou interaktivní pole, která umožňují přizpůsobení vzorového textu konkrétnímu případu. Ocenit lze také možnost používat službu nejen přes webové rozhraní, ale také prostřednictvím deskové aplikace. Bohužel pro fanoušky Apple přicházím se špatnou zprávou, neboť aplikace pro macOS není k dispozici a není ani doplněk pro Word.

Chybějící doplněk pro Word může být pro právní praxi nevýhodou. Je nezbytné si pamatovat zkratky pro každé ustanovení a při hledání přepínat mezi aplikací a dokumentem. To může být nepřehledné při používání rozsáhlých knihoven.

Další nevýhodou je i absence schvalovacích procesů. Lze sice vložit poznámku do jednotlivých textů, která se zobrazí v okně před vložením ustanovení do samotného dokumentu, ale podle mého názoru to není příliš přehledné. Při práci juniorů nebo mimoprávních týmů s „snippety“ je nutná opatrnost.

  • Vkládaný text lze snadno přizpůsobit s interaktivními poli a formuláři pro specifickou situaci.
  • Snippety se ukládají do extrémně přehledných složek.
  • Intuitivní aplikace pro Windows a doplněk pro Chrome, bohužel ale to je vše.
  • Sdílení složek v rámci týmu už i v bezplatné verzi, i když sdílení je omezeno.
  • U sdílených složek lze nastavit oprávnění druhé strany: i) pouze zobrazit ustanovení; ii) editovat ustanovení, iii) editovat oprávnění dalších uživatelů.
  • Text Blaze nabízí omezenou bezplatnou funkci. Jeho placená verze je ale bezkonkurečně nejlevnější.
  • Při větším objemu ustanovení ztrácí depozitář intuitivnost – aplikace nemá plugin pro Word. Text se vkládá skrze zkratky, které si lze u robustních knihoven několika desítek až stovek ustanovení velmi těžko pamatovat.
  • Není aplikace pro macOS.
  • U bezplatné verze i nejlevnější placené verze je omezeno množství uložených snippetů i symbolů v jednom snippetu.
  • Jednou vymazaná ustanovení nelze vrátit zpět. Tuto vlastnost jsem samozřejmě zjistila až po nechtěném vymazání. Při sdílení vašeho ustanovení s kolegy je nicméně důležité mít tuto skutečnost na paměti 😉
  • Pouze roční předplatné.
  • Text Blaze nabízí bezplatný plán pro jednoho uživatele s omezenými funkcemi.
  • Individuální placený plán vychází na $2.99 uživatel/měsíc.
  • Cena pro právnické osoby se zvyšuje s počtem uživatelů a poskytuje rozšířené funkce a podporu pro týmovou spolupráci: i) Business – $6.99 uživatel/měsíc; ii) Enterprise – neveřejná cena.

TextExpander

TextExpander je hlavním konkurentem Text Blaze. Stejně jako Text Blaze, TextExpander není klasickým depozitářem ustanovení pro právníky, ale produkt se snippety.

TextExpander má oproti Text Blaze mnohem delší historii, silnější uživatelskou základnu a mnoho fanoušků. Jak to tak ale bývá, TextExpander je dražším produktem (není bezplatná verze) a Text Blaze má podle mého osobního názoru trochu modernější a intuitivnější uživatelské rozhraní.

TextExpander nicméně nabízí silnou funkčnost, kvalitní zástup interaktivních polí, skvělé sdílení mezi jednotlivými uživateli a admina při firemním účtu. Dobrou zprávu mám i pro fanoušky Steva Jobse. TextExpander nabízí aplikaci pro Windows, macOS, iOS i doplněk pro Chrome.

  • Vysoká přizpůsobitelnost ustanovení na základě interaktivních polí a formulářů.
  • Aplikace pro Windows, macOS, iOS i doplněk pro Chrome.
  • Přehledné složky pro organizaci snippetů, zejména u sdílených složek.
  • Správa nastavení snippetů a složek přes hlavního admina u firemního placeného plánu.
  • Produkt má i měsíční předplatné.
  • Stejně jako u Text Blaze, není doplněk pro Word a při robustnějších knihovnách je nutné najít ustanovení a pak teprve vložit přes zkratku do textu.
  • Není možnost schvalovacího procesu pro použití ustanovení.
  • Dražší produkt oproti Text Blaze (stále ale levnější než ClauseBuddy nebo Litera), není bezplatná verze.
  • Uživatelské rozhraní může být na začátku složitější a méně intuitivní.
  • Není bezplatná verze.
  • TextExpander nabízí čtyři měsíční placené plány: i) individuální placený plán – $4.16 uživatel/měsíc; ii) Business plán – $10.41 uživatel/měsíc; iii) Growth plán – $13.54 uživatel/měsíc; iv) Enterprise – neveřejná cena.
  • Měsíční nebo roční předplatné, přičemž roční plány jsou s 20% slevou.

Bezplatná zkušební verze je na 30 dnů.

Grammarly je jedničkou na trhu v opravě anglického textu a každému uživateli vřele doporučuji používat jejich bezplatný Grammarly Proofreader. Grammarly snippets jsou pak jednou z funkcí placeného balíčku Business, který Grammarly nabízí.

Grammarly snippets jsem sem zařadila díky jejich luxusně uživatelsky intuitivnímu používání. Jejich snadné vkládaní textu do databáze a ještě snadnější použití vzorových ustanovení by se mělo dávat za vzor každé společnosti uvažující o vytvoření depozitáře ustanovení.

Bohužel Grammarly snippets má i velkou nevýhodu – nepřehlednost v robustnějších knihovnách. Není zde možnost vytvářet složky či podsložky. Ideální je zejména pro několik desítek emailů nebo krátkých textů, nikoliv jako kvalitní celo-kancelářská knihovna.

  • Uživatelsky přívětivá aplikace pro vkládání i hledání textu, která je v tomto seznamu zastoupena.
  • Díky zdarma dostupné aplikaci pro Windows a Mac, pluginům pro většinu webových prohlížečů a desktopovým aplikacím je použití extrémně snadné pro většinu běžně používaných aplikací.
  • Oproti TextExpander a Text Blaze nabízí Grammarly nabízí přehled všech snippetů po zadání úvodního znaku a lze tak vybrat ustanovení už skrze Word aplikaci.
  • Dobrá integrace s Grammarly Proofreader pro celkovou kvalitu psaní.
  • Nepřehledné při větším množství uložených ustanovení. Snippety nelze rozdělit do přehledných složek jako u TextExpander nebo Text Blaze.
  • Zaměření produktu primárně na kontrolu pravopisu a gramatiky, s menším důrazem na další pokročilé funkce u snippetů.
  • Podstatně nižší flexibilita přizpůsobení textu skrze interaktivní pole.
  • Sdílení lze omezit jen na privátní či celospolečenské. Nelze nastavit podrobnější sdílení jen s určitými týmy.
  • Neexistuje možnost přidat schvalovací proces.
  • Cena za Grammarly Business začíná na 15$ za jednoho uživatele/měsíc při ročním předplatném a snižuje se s množstvím uživatelů.
  • Při měsíčním předplatném začíná cena na 25$ za jednoho uživatele/měsíc.
  • Lze začít s bezplatnou funkcí Grammarly Proofreader a zjistit, zda vám celkově služba Grammarly vyhovuje.

Není bezplatná zkušební verze pro Grammarly Business.

Clause Library jako funkce jiných platforem

Depozitáře ustanovení lze najít i jako součást platforem na automatizaci právních dokumentů (pod anglickou zkratkou známou jako CLM). Považuji tento vývoj za skvělou zprávu, ale jejich využití má svá specifika.

CLM depozitáře jsou výhodné zejména pro podnikové právníky a mimoprávní týmy. Pro advokátní kanceláře centralizace v jedné CLM platformě může být značně svazující, neboť veškeré ustanovení jsou pouze v jedné platformě. Vřele doporučuji, předtím než strávíte hodiny stavěním depozitáře, zamyslet se, kolikrát jste za poslední týden psali ustanovení mimo platformu nebo posílali přes email, Teams nebo Slack 😉

Velmi zajímavou Clause Library má DocuSign CLM a nově i Legito.

Zajímavé CLM řešení pro advokátní kanceláře nicméně nabízí Litera Create se svou funkcí Content. Litera je oproti DocuSign specializovaným produktem pro práci právníků s dokumenty. Jedná se však o drahé řešení, omezené hlavně na Word dokumenty.

Střípky vašich postřehů a zkušeností

V závěru jsem jako vždy zvědavá na vaše zkušenosti a postřehy.

Napište mi do komentáře nebo na můj LinkedIn, jakou platformu používáte vy a jaké s ním máte zkušenosti.

Krásný zbytek den přeje

Petra Krupičková

Líbil se vám střípek?
Sdílejte.
Je to jen malý klik pro vás, ale velký skok pro tento blog.

Diskuze

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Subscribe
Subscribe