• Střípky z Legal Tech

Základy Legal Techu a výběru správné aplikace

Ještě předtím, než vás začnu zahlcovat nejrůznějšími moudrostmi, bych chtěla říct zlaté pravidlo výběru a implementace každé aplikace: Nebát se a nekomplikovat to příliš.

Následující příspěvek může znít jako návod na několikaměsíční, ne-li několikaletý projekt s dedikovaným týmem. V případě automatizace přípravy smluv v kanceláři s deseti mezinárodními pobočkami a stovkou zaměstnanců to může být pravda. Výběr produktu pro desetičlenný tým rozhodně nemá takovou intenzitu.

Inspirujte se, zkoušejte, ale nekomplikujte to více, než je nutné.

Na této cestě se můžete těšit na:

Co je Legal Tech

Legal Tech je oblíbený buzzword, který nemá žádnou oficiální definici. Nicméně nezoufejme. Jako u každého buzzwordu, existuje neskutečné množství pokusů o vymezení pojmu. Tyto pokusy vždy začínají proklamací, že výraz je buzzword, čímž dochází ke zbavení se odpovědnosti za následující řádky. Nebojme se těchto definic a věřme jim 😉

Dobrou zprávou je nicméně skutečnost, že definice Legal Tech se shodují ve dvou věcech:

  1. Jedná se o technologii;
  2. Použité v kontextu poskytování právních služeb klientům a veřejnosti nebo za účelem zlepšení interních procesů právníků.

Rozsah slovního spojení „v kontextu právních služeb“ je ale bodem, kdy se definice začínají lišit. Program na automatizaci smluv, např. Legito, lze snadno označit jako Legal Tech. Jenže platí tato definice i pro emailový účet, Grammarly, program na správu blogu s právními radami nebo CRM s informacemi o vašich klientech? Společnost Clio se svým specializovaným CRM pro právníky nečekaně tvrdí, že ano, neboť vše, co zefektivní interní právní procesy, je Legal Tech.

Můj přístup je stejný. Svůj blog jsem vytvořila k propagaci různých technologických řešení pro právníky a tedy i já zastávám co nejširší vymezení pojmu Legal Tech. S úzkou definicí bych rychle vyčerpala témata a nelze očekávat, že budu zveřejňovat produkty v sekci „Střípky z Legal Tech“ a tvrdit, že nejsou Legal Tech.

V konečném důsledku je bezpředmětné, zda konkrétní produkt spadá pod definici Legal Tech. Důležité je najít technologie pro váš specifický účel. Produkty, které se prezentují jako Legal Tech, mohou mít výhodu v zaměření na řešení problémů právní obce. Ani toto tvrzení však není vždy pravdivé. Hledejte produkt, který vyhovuje vám, nikoliv magické slovíčko „Legal Tech“ v marketingových materiálech.

Zajímavé odkazy k Legal Tech

Typy produktů

Různé typy aplikací vyžadují odlišný proces integrace do vašich procesů. V této souvislosti rozděluji aplikace na pralinky, steaky a celou škálu rozmanitých pokrmů mezi nimi.

Pralinky

Belgické pralinky jsou sladkou tečkou, která se jemně rozpustí ve vašich ústech a na chvilku vám pomůže zapomenout na všechny problémy světa. Současně si každý může najít svou jedinečnou a milovanou pralinku v bonboniéře.

Pralinky v Legal Techu jsou stejně, neboť:

  • jsou převážně individuálně používané aplikace,
  • snadno instalovatelné a uživatelsky přívětivé,
  • nezasahují do firemních procesů nebo se v nich snadno rozpouštějí,
  • často účinně řeší jednu konkrétní potřebu,
  • nepotřebují hloubkovou analýzu výhod a dopadů na firemní procesy.

Nejklasičtějšími příklady pralinek jsou moji milovaní Grammarly, Deepl nebo Canva.

Při používání pralinek platí zlaté pravidlo zvědavosti a otevřenosti. Na pralinky není nutné aplikovat všechna následující pravidla. Pralinky jsou jako chuťovky, které mají přinést přidanou hodnotu pro váš specifický účel. Není třeba nad nimi trávit příliš času nebo nákladů.

Steak

Představte si šťavnatý Kobe steak. Cítíte jeho vůni, šťavnatost a tu chuť…

Počkat, vy jste vegetariáni?

A jsme u toho.

Kvalitní steak je jedinečným zážitkem, není pro každého a vyžaduje důkladnou přípravu. Objednat si steak v závodní jídelně je zážitek, kterého budete zaručeně litovat. Současně rozhodnutí dát si konkrétní steak ovlivní celý váš výběr, od omáčky a přílohy až po víno.

Nicméně pokud všechno klape, každé sousto pečlivě připraveného masa je nezapomenutelným zážitkem.

Aplikace, které nazývám steaky, jsou přesně takové:

  • vyžadují pečlivý výběr, implementaci a údržbu;
  • ovlivňují různé procesy, týmy nebo dokonce celou společnost;
  • vyžadují obrovské úsilí, čas a peníze.

Příklady aplikací splňujících definici šťavnatých steaků jsou CLM, CRM a fakturační systém.

Všemožné pochoutky mezi

Pralinky a steaky představují dva extrémy, mezi kterými je nepřeberné množství různých aplikací. Aplikace mohou více či méně zasahovat do vašich procesů a způsob jejich implementace se může lišit.

Zároveň je třeba zmínit, že implementace programů, včetně výše uvedených klasických steaků, se bude lišit podle velikosti týmu a jeho složení. Jako samostatný právník nebo otevřený kolektiv tech nadšenců si můžete pružně zkoušet a hledat, co vám vyhovuje. U většího týmu nebo kanceláře s konzervativními kolegy máte často pouze jednu šanci a musíte být úspěšní.

U každé aplikace a způsobu její implementace do týmu si rozmyslete, zda se jedná o jemnou a snadno rozpustitelnou pralinku, nebo o tučný a těžko stravitelný steak. Čím více se blížíte ke steaku, tím více si vezměte k srdci následující rady.

Aktéři výběru softwaru

Názvy jednotlivých aktérů vycházejí z projektového řízení, neboť tato oblast již krásně a přehledně specifikovala role klíčových aktérů, tak proč je nevyužít. Nicméně nebát se a nekomplikovat to příliš. Při výběru konkrétní aplikace není nutné oficiálně jmenovat jednotlivé účastníky do specifických rolí. Stačí pouze jasně vymezit roli, úkoly a odpovědnost mezi hlavními aktéry. Správné identifikování vašich klíčových partnerů je základem celého úspěchu.

Samozřejmě tuto sekci lze zcela přeskočit při výběru jemných pralinek či aplikací pro samostatné advokáty nebo notáře.

Sponzor projektu (hlava projektu)

Sponzor projektu je dostatečně vysoko postavenou osobou, která ze své pozice může zastřešit a prosadit implementaci produktu ve vaší společnosti. Čím je projekt mohutnější a více zasahuje do provozu kanceláře, tím větší vliv by měl mít sponzor projektu. Sponzor projektu by totiž měl podporovat projektového manažera a hájit projekt vůči ostatním partnerům a zaměstnancům.

Dobrý sponzor je jako váš trenér. Nepotí se za vás na hřišti, ale z tribuny vám kryje záda, když na vás zrovna nekřičí pokyny.

Od začátku svého projektu si se svým sponzorem vymezte:

  • Zodpovědnost a pravomoci. Sponzor projektu by si měl plně uvědomovat, že je sponzorem a že nese část odpovědnosti za úspěch. Současně si určete zodpovědnost projektového manažera a jeho rozhodovací pravomoc.
  • Cíl celé implementace pro společnost, tedy to, co od aplikace vlastně očekává váš šéf a společnost. Očekávání společnosti jsou často jiné, než očekávání uživatelů.
  • Náklady.
  • Časové možnosti jednotlivých aktérů. Dohodněte se, zda se projekt bude zahrnovat do standardních fakturovatelných hodin, nebo zda bude mít samostatnou odměnu za přesčasy, pokud projekt přesahuje běžnou pracovní dobu. Nečekejte zázraky, pokud se projekt bude provádět jako vedlejší bezplatná činnost technicky nadšených zaměstnanců, který pouze společnost nezakazuje, když jej ti nadšenci tak moc chtějí.
  • Formu komunikace. Není nutné informovat sponzora o každém detailu, průběžně mu však poskytujte přehled o průběhu projektu, pokud se nedomluvíte jinak.

V advokátní kanceláři budou sponzoři rekrutováni zejména mezi partnery společnosti. Ve společnosti budou sponzoři z řad členů představenstva (finanční ředitel, pod kterého spadá právní oddělení) nebo z vedoucích pracovníků právního oddělení.

Projektový manažer (svaly celého projektu)

Projektový manažer nese odpovědnost za celý projekt, musí mít perfektní přehled o celém výběru a možnost činit rozhodnutí. Jeho pravomoci musí být natolik pevné, aby mohl nést zodpovědnost za plánování, organizování, řízení a kontrolu realizace projektu.

Role a úkoly budou specifické v závislosti na rozsahu a typu projektu. Velmi často však zahrnuje následující činnosti:

  • Spoludefinovat vizi a cíle projektu.
  • Naplánovat výběr a implementaci produktu.
  • Komunikovat od začátku výhody a nevýhody současného stavu a možnosti jeho řešení s vedením a kolegy.
  • Komunikovat s budoucími uživateli ohledně jejich potřeb a porozumět současnému procesu, který by měl být změněn.
  • Sledovat dodržování dohodnutého rozpočtu a časového plánu.
  • Zaškolit kolegy a vytvořit dostatečnou knowledge base pro budoucí kolegy.

Influenceři (pro všechny milovníky Witchera, vaši osobní Jaskieři)

Zařazení influencerů do výběru aplikace jsem načerpala díky setkání s Moderními právníky s Barou Obračajovou a považuji to za geniální nápad.

Influenceři jsou členové vaší společnosti či týmu, kteří mají přirozenou autoritu v kolektivu a ostatní je poslouchají. Influencerem může být sponzor projektu, ale mnohem častěji se rekrutují ze schopných kolegů nebo operativy, třeba asistenti nebo koncipienti.

Influencery je dobré mít na své straně při výběru, testování a implementace projektu, neboť budou moci šířit dobré slovo, a to je to, co chcete. K tomu influenceři získávají svůj respekt díky svým schopnostem a znalostem v dané problématice a mohou vám poskytnout velmi cennou zpětnou vazbu.

Specifické role

Některé aplikace vyžadují i specifické role, například:

  • Při výběru aplikace pro velké kanceláře nebo různé týmy je výhodné zvolit vzorek z různých oddělení, procesů a členů týmů.
  • Pokud používáte produkt se vzory nebo CLM, stanovte si kolegu zodpovědného za sepsání a nastavení všech vzorů do programu.
  • Při tvorbě nebo organizaci sdílených znalostí je také výhodné mít jednu osobu zodpovědnou za knowledge base.

Proces výběru a implementace

Výběr a implementaci rozděluji podle „svaté trojice“: i) uživatel, ii) produkt a iii) proces. 

Doporučuji postupovat v tomto pořadí. Bez jasné představy, pro koho je produkt určen, je obtížné definovat funkce a požadavky produktu. Bez povědomí o produktech na trhu je složité zkoušet jednotlivé produkty.

Nicméně nebát se a nekomplikovat to příliš. Celkový výběr a čas strávený při něm vždy srovnávejte s rozsahem projektu a typem produktu.

Uživatel

Iniciativa při výběru nové aplikace vychází v právních týmech nejčastěji z jednotlivých právníků. Vizionáři změny mají osobní zkušenosti s daným problémem, což přináší výhody, ale může být i prokletím. Nespoléhejte se na to, že vaše požadavky a cíle jsou shodné se zbytkem týmu.

Diskutujte se svými kolegy a pozorujte je při specifické práci, abyste porozuměli jejich přístupu k řešení konkrétního problému.

  • Kdo budou uživatelé této aplikace?
  • Bude nutné vysvětli některé aspekty juniornějším kolegům?
  • Budou aplikaci používat seniornější kolegové s nabitým kalendářem, kteří nechtějí ztrácet čas s komplikovaným přihlašováním, nastavováním a aktualizací produktu.
  • Jak uživatelé vnímají současný proces bez aplikace?
  • Jaké překážky jim brání dosáhnout ideálního řešení?
  • Jaké požadavky a cílový stav mají uživatelé vůči ideálnímu produktu?

Skvělými pomocníky pro porozumění uživatelů jsou:

  • Rozhovor s uživatelem – design thinking přinesl mnoho nástrojů, jak vést diskuzi s uživatelem. Skvělý návod lze najít na stránkách projektu The Learning Professional nebo v češtině v rámci projektu 100 metod.
    Rozhovor lze vést jak v kuchyňce, tak i při brainstormingu nebo jiných metodách poznávání požadavků.
  • Osobní mapa – myšlenku jsem vyčetla z Law by Design a myslím, že by se měla praktikovat vždy a všude. Ještě před diskuzí s uživateli, nechte je nakreslit mapu jejich současného procesu. Co se jim na procesu líbí? Co se jim naopak nelíbí? Nejlepší je zaznamenávat osobní mapu v přímém procesu a nikoliv deset minut před začátkem diskuze. Nebojte se použít vizuální stránku. Zajímavým pomocníky mohou být i nástroje z 100 metod, zejména Uživatelský scénář nebo Výzkumný deník.
  • Brainstorming – sedněte si s kolegy (v případě velké kanceláře stačí mít zástupce pro rozdílné týmy a hierarchii) a pomocí samolepících bloků a tabule vytvořte reprezentaci současného procesu, jeho úskalí, výhody a nevýhody. Výsledky shrňte do přehledné zprávy (skvělým nástrojem pro vizualizaci procesů je Miro, Figma nebo MindMeister), se kterou můžete dále pracovat a analyzovat v rámci týmu.
  • Vyprávění konkrétního případu – skvělým pomocníkem je i diskuze nad procesem na základě konkrétního případu, který vaší uživatelé zažili.

Produkt

Hledání správné technologie je jako spirála:

Na základě diskuze s uživateli, jejich potřeb, procesů a vašeho pozorování si vyjasněte základní požadavky na produkt.

  • Jaké funkce produktu jsou nezbytné?
  • Co naopak produkt nesmí mít?
  • Jak uživatelé chtěli aplikaci používat?
  • Je potřeba mobilní aplikace?
  • Budou se uživatelé přihlašovat na dálku? Je nezbytné cloudové řešení?
  • Je nezbytné integrovat aplikaci s jinými produkty?

Teprve poté, až definujete požadavky, začněte přemýšlet nad možnými řešení a zkoumat nabízená řešení na trhu.

  • Jaké produkty jsou v současnosti k dispozici?
  • Splňují vaše potřeby a funkce?

Skvělé je si zaznamenávat všechny produkty do tabulky nebo diagramu. V této fázi můžete být kreativní a nebát se hledat i zcela nečekaná přístupy. Řešení nemusí být nutně nový a revoluční produkt, někdy stačí jen zlepšit existující procesy nebo vytvořit nové integrace. I starý dobrý Word nabízí skvělé nástroje.

Pravděpodobně v této fázi ale už jsme zcela přeplněni. Znáte své uživatele, jejich přání a požadavky, současný proces a situaci na trhu. A to nemluvím o přemíře různých nápadů na kreativní řešení. Nastává tak okamžik rozhodnutí, kterou cestu zvolit a vyzkoušet jako první.

Je dobré začít s jednoduchými řešeními pro největší bolístka. Tím zvýšíte nadšení pro náročnější změny a ukážete, že celý projekt má smysl. Skvělým pomocníkem, který by mi vyřešil mnoho problémů, kdybych se ho naučil před dvaceti lety, je rozložit si své nápady mezi osy náročnosti a důležitosti. Osobně se mi osvědčilo nakreslit si osy na tabuli a lepit tam lepíky s řešeními. Sweet spot je sekce s vysokou důležitostí a malou náročností.

Zvolená řešení důkladně otestuje. Testování nemusí spočívat pouze v užívání bezplatné verze produktu. Skvělým pomocníkem může být i náčrt celého nového procesu. Dokáží si vaši uživatelé představit, že takto fungují? Nebo můžete vytvořit rychlou automatizaci a požádat několik uživatelů, aby nepoužívali chvilku nic jiného.

Až se dostanete k poslednímu bodu, vyhodnocování, zapojte do hledání aplikace různé členy týmu. Diskutujte o výhodách a potřebách týmů. Pokud zadáte testování pouze svým kolegům, věnujte zvýšenou pozornost společné diskuzi. Neočekávejte, že budou hledat produkt podle vašich preferencí.

Možná vám proces připadá jako ztráta drahocenného času. Může to být pravda. Nicméně si představte měsíce implementací a školení na produkt, který po půl roce nikdo nepoužívá.

Proces

Špatná zpráva, výběrem aplikace neznamená konec boje. Každá aplikace nebo změna musí být správně implementována do firemních procesů a měla by vést k vytvoření procesů kolem produktu a změn.

U velkých změn stanovte den oficiálního uvedení do provozu. Dostatečně včas informujte o důsledcích změny a krocích, které se očekávají od jednotlivých aktérů. Pracujte v této chvíli se svými influencery a nechte je šířit dobré slovo o produktu, aby se ostatní těšili na slavnostní den 😉

Přichystejte kvalitní znalostní bázi, aby se kdokoli mohl kdykoli vrátit k dohodnutému procesu a najít pomoc. Pokud plánujete školení, informujte o jeho rozsahu a důvodech včas. Počítejte raději s variantou, že vaše publikum ještě ten den musí něco poslat klientovi a celý projekt považuje za ztrátu svého drahocenného času. Přesvědčte je o důvodech, proč je dobré poslouchat a spolupracovat.

Pravidelně sbírejte zpětnou vazbu od kolegů s cílem zlepšit se nebo prostě vyslechnout jejich stížnosti.

Hlavně oslavujte svůj úspěch i úspěch svých kolegů. Propagujte modernizaci jako hodnotu, která je ve vaší společnosti oceňována. Motivujte své kolegy, aby přicházeli s novými nápady a podněty.

Nesnažte se najít jednu technologii, která by poskytovala odpovědi na všechny základní otázky života a smrti. Přistupte k modernizaci kanceláře jako k zajímavé celospolečenské hře. Implementujte změny postupně a ve vhodný čas. Testujte různá řešení.

Na vaší cestě k moderní kanceláři vám držím palce. Pokud máte zajímavé podněty nebo nápady, nebojte se je sdílet s ostatními v komentářích pod článkem.

Krásný zbytek den přeje

Petra Krupičková

Líbil se vám střípek?
Sdílejte.
Je to jen malý klik pro vás, ale velký skok pro tento blog.

Diskuze

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Subscribe
Subscribe